Manusia dan Komputer sebagai Pengelola Informasi

1.    Keterbatasan Manusia Sebagai Pengelola Informasi

A.    Modal Dasar

Manusia sebagai pemgolah informasi terdiri dari indra penerima yang menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah (otak dengan penyimpanan). Hasil olahan adalah respon/tanggapan keluaran (secara fisik, ucapan, tulisan dsb).

Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran(tanggapan) sangatlah terbatas. Bila sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas, tingkat tanggapannya akan berkurang. Contohnya seorang operator telepon, jika jumlah telepon yang masuk melebihi kemampuannya menangani, maka prestasinya akan merosot dibawah tingkat tanggapan maksimum yang dimiliki manusia.

Dunia menyediakan lebih banyak masukan daripada yang dapat diterima oleh sistem pengolah manusia. Manusia mengurangi masukan ini sampai batas jumlah yang dapat diatasi melalui suatu proses penyaringan atau seleksi. Sebagian masukan dihambat dan dicegah agar tidak dapat masuk pengolahan dalam filter atau saringan yang menghambatnya. Penyaringan ini biasanya berdasarkan kepada kemungkinan pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat dari :

1)      Kerangka acuan individu

2)      Prosedur keputusan normal

3)      Keputusan dalam keadaan tertekan

Para individu mengatur penyaringan kepentingan berdasarkan pengalaman, latar belakang, kebiasaan mereka dsb. Prosedur keputusan mengidentifikasi data yang relevan dan kemungkinan menyediakan sebuah filter untuk menyaring faktor-faktor yang tidak perlu bagi keputusan. Mekanisme penyaringan dapat diubah melalui tekanan pengambilan keputusan.

Sebagai contoh, seorang supervisor pada sebuah divisi produksi, dalam keadaan krisis dan tertekan, akan memusatkan perhatian pada persoalan terpenting dan tidak akan menerima rangsangan yang menyangkut hal-hal kurang penting.

Penyaringan dapat mengurangi atau menghambat data yang tidak cocok dengan kerangka acuan yang telah ada.

B.     Model Newell Simon

Allen Newell dan Herbert A Simon dari Carnegie-Mellon University telah mengajukan sebuah model mengenai pemecah persoalan manusia yang menggunakan analogi antara pengolahan informasi manusia.

Sistem Pengolahan Informasi Manusia :

1)      Pengolah

2)      Indra Masukan (sensoring output)

3)      Penggerak keluaran (motor output)

4)      Ingatan:

·      Ingatan Jangka Panjang (long-term memory)

·      Ingatan Jangka Pendek (short-term memory)

·      Ingatan luar (external memory)

Batas-batas sementara pengolahan manusia :

1)      Keterbatasan dalam pengolahan data

2)      Keterbatasan dalam menemukan perbedaan

3)      Keterbatasan dalam mengenai data probabilistik

2.    Kemampuan Komputer sebagai Pengelola Informasi

A.    Kemampuan Komputer Sebagai Pengelola Informasi

Komputer dapat bekerja secara serial maupun paralel untuk ketiga operasi pokok. Salah satu contoh pengolahan paralel komputer adalah menambah secara seserentakemua pasangan  bit" dari dua "data word" komputer. Manusia hanya menambah hanya sepasang digit pada saat yang sama secara serial dari kanan ke kiri.

1)   Kemampuan Komputer dalam melakukan kecepatan pengolahan data

Satuan Detik :

·      Mili detik.   Kecepatan 1 ribu operasi/detik

·      Mikro detik kecepatan 1juta operasi/detik

·      Nano detik kecepatan 1 milyar operasi/detik

·      Pico detik kecepatan 1 trilyun operasi/detik

         2)      Kemampuan komputer dalam melakukan penyimpanan data  hasil pengolahan data

         Satuan memori

·      1 byte kapasitas 8 Bit = 1 karakter, 1 huruf, 1 angka

·      1 kilo byte kapasitas 1024 byte = 1024*8 Bit

·      1 megabyte kapasitas 1024 kilobyte = 1024*1024*8 bit

·      1 gigabyte kapasitas 1024 megabyte = 1024*1024*1024*8 Bit

Mutu Informasi

1.    Kualitas Informasi

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi (accuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). (Agus Mulyanto, 2009 : 247).

a)      Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:

1)      Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

2)      Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.

3)      Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama.

b)      Tepat Waktu (timeliness)

Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut.

c)      Relevansi (relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.

2.    Nilai Informasi

Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.

Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu :

1)      Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.

2)      Untuk mendapatkan pengalaman.

3)      Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.

4)      Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.

5)      Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :

1)      Kemudahan dalam memperoleh

Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.

2)      Sifat luas dan kelengkapannya

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

3)      Ketelitian (accuracy)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

4)      Kecocokan dengan pengguna (relevance)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

5)      Ketepatan waktu

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

6)      Kejelasan (clarity)

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

7)      Fleksibilitas/ keluwesannya

Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.

8)      Dapat dibuktikan

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.

9)      Tidak ada prasangka

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.

10)  Dapat diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.

Siklus Informasi

                                                                                  Gambar 1.1 Siklus Informasi

Di dalam siklus informasi terdapat 7 (tujuh) tahapan sebagai berikut :

1. Data
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut, sebagai contoh data pribadi mahasiswa, data nilai siswa, data quesioner, dan data guru. Hal ini belum bisa bercerita banyak ke lembaga.

2. Input
Data-data yang ada diinputkan untuk segera ditindaklanjuti ke dalam proses pengolahan.

3. Proses
Data-data yang telah diinputkan melalui dan menggunakan suatu model tertentu. Contohnya nilai mahasiswa yang dihasilkan berupa nilai angka, di mana data ini masih kurang tepat bagi penerimanya jika terbiasa dengan grade. Supaya lebih tepat, maka diolah dengan modelperhitungan dengan range untuk mendapatkan grade nilai. Pada proses ini data-data tersebut disimpan ke dalam database dan dapat diambil kembali untuk melakukan suatu proses.

4. Output
Data-data yang telah diproses dengan model tertentu, selanjutnya menghasilkan informasi.

5. Penerima
Penerima selanjutnya menerima informasi tersebut. Hal ini penerima merupakan orang yang berkepentingan dengan informasi tersebut.

6. Keputusan dan tindakan
Penerima yang telah menerima informasi tersebut, selanjutnya membuat suatu keputusan dan melakukan suatu tindakan.

7. Hasil tindakanPenerima yang telah membuat suatu keputusan dan melakukan suatu tindakan, maka akan menghasilkan suatu tindakan yang akan membuat sejumlah data lagi. Data-data tersebut dikumpulkan sebagai input, selanjutnya diproses kembali melalui suatu model

Penggunaan Data dan Informasi

Penggunaan Data dan Informasi :

1. Sebagai komponen utama atau penting dalam system informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi

2.  Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

3.    Mengatasi kerangkapan data (redundancy data)

4.    Menghindari terjadinya inkonsistensi data

5.    Mengatasi kesulitan dalam mengakses data

6.    Menyusun format yang standar dari sebuah data.

7.  Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara  bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

8.  Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.

9. Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

Definisi Data dan Informasi

Definisi Data dan Informasi

1. Data

§ Data adalah fakta berupa angka, karakter, symbol, gambar, tanda-tanda, isyarat, tulisan, suara, bunyi yang merepresentasikan keadaan sebenarnya yang selanjutnya digunakan sebagai masukan suatu Sistem Informasi.

§ Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi (data is the description of things and events that we face).

§ Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata

§ Data adalah bahan yang akan diolah/diproses berupa angka-angka, huruf-huruf, symbol-simbol, kata-kata yang akan menunjukkan situasi dan lain lain yang berdiri sendiri

§ Dalam bahasa sehari-hari data adalah fakta tersurat (dalam bentuk catatan atau tulisan) tentang suatu obyek.

§ Dalam dunia komputer data adalah segala sesuatu yang dapat disimpan dalam memori menurut format tertentu

§ Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media 8. Data merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi

2. Informasi

§ Informasi adalah data hasil pengolahan Sistem Informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.

§ Infomasi adalah hasil proses atau hasil pengolahan data meliputi : Hasil gabungan, hasil analisa, hasil penyimpulan, dan hasil pengolahan system informasi komputerisasi

§ Informasi adalah segala sesuatu yang ditampilkan oleh komputer dalam sebuah media penampil tersebut diatas, biasanya sebagai hasil dari sebuah proses komputasi.

§ Informasi adalah fakta tersembunyi dibalik himpunan fakta yang sudah dicatat, dan baru diketemukan sesudah diolah atau dicerna

§ Informasi adalah fakta tersirat yang muncul dalam benak teknisi itu sesudah mencermati dan mengolahnya dengan tertib, berdasarkan model yang diyakini sebagai hal yang benar ada dalam keseluruhan persoalan tersebut.

Pokok-Pokok (Komponen) Sistem Informasi Manajemen

Pembahasan Pokok-Pokok (Komponen) Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara fisik.

1.    Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional

Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:

a.      Sistem Administrasi dan Operasional

Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.

b.      Sistem Pelaporan Manajemen

Sistem ini merupaka sistem yang memiliki fungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan laporan yang bersifat periodik kepada para pengambil keputusan,sehingga para pengambil keputusan memiliki bahan-bahan atau informasi-informasi yang di perlukan untuk mengambil keputusan dengan benar.

c.       Sistem Database

Database adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Basis data yang dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan bebasis berkas. Sistem Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah. Untuk mengelola basis data diperlukan perangkat lunak yang di sebut DBMS . DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat,memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efesien.

d.      Sistem Pencarian

Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.

e.       Manajemen Data

Manajemen Data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa data:

1)   Data Akurat

2)   Up to Date (Mutakhir)

3)   Aman

4)   Tersedia bagi pemakai (user)

Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.

2.    Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik

Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:

a.      Perangkat keras:

Perangkat keras adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.

Hardware dapat bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan ada padanya, atau yang juga disebut dengan dengan istilah instruction set. Dengan adanya perintah yang dapat dimengerti oleh hardware tersebut, maka hardware tersebut dapat melakukan berbagai kegiatan  yang telah ditentukan oleh pemberi perintah.

Hardware memiliki komponen pokok yaitu :

1)      Input

2)      Pemrosesan (CPU)

3)      Penyimpanan

4)      Output

b.      Perangkat lunak

Jika perangkat keras adalah komponen yang nyata yang dapat diliat dan disentuh oleh manusia, maka software atau Perangkat lunak tidak dapat disentuh dan dilihat secara fisik.

Software adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah. melalui sofware atau perangkat lunak inilah suatu komputer dapat menjalankan suatu perinta

Perangkat Lunak dibagi menjadi 3 :

·      Sistem perangkat lunak umum, seperti siste1. sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem computer

·      Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan

·      Aplikasi perangkat lunak yg terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi

c.       Database

Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.

Tujuan utama dari data base adalah:

1)   Menghindari pengulangan data (redudansi)

2)   Mencapai indepedensi data (kemampuan untuk membuat perubahan dalam stuktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Indepedensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam table dan kamus yang terpisah secara fisik dari program.

d.      Prosedur pengoperasian

Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dlm bentuk fisik seperti buku panduan & instruksi, terdiri dari 3 jenis prosedur

Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan :

·      Instruksi penyiapan data sebagai input

·      Instruksi operasional

e.       Personalia pengoperasian

1)   Operator

2)   Programmer

3)   Analisa sistem

4)   Personalia penyiapan data

5)   Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.

Sistem Informasi Manajemen dimata User dan Pihak-Pihak Manajemen

Perbedaan tingkat pemakai SIM dipakai sesuai dengan level dalam manajemen :

1. Petugas Administrasi (User)
Ø Mengerjakan transaksi, pengolahan data input dan menjawab pertanyaan
Ø Menghasilkan input-output kontrol data

2. Manajemen Tingkat Bawah (Low Management)
Ø Mendapatkan data operasi, membantu perencanaan, penjadualan, mengetahui sistem yang tidak terkendali dan pengambilan keputusan.
Ø Data digunakan untuk kontrol operasi & laporan yang detail

3. Staff Ahli (Middle Management)
Ø Informasi untuk analisis, digunakan untuk memanipulasi model keputusan

4. Manajer (Top Management)
Ø Laporan tetap, pencarian pendapatan khusus, analisis khusus, laporan khusus
Ø Membantu untuk mengidentifikasikan persoalan dalam analisis pengambilan keputusan.